Канцелярия и архив

10 февраля 2021 года был опубликован Указ Президента Республики Узбекистан № PF-6166 «О дополнительных мерах по усилению личной ответственности руководителей органов государственного управления и местных исполнительных органов за эффективную организацию исполнения законодательных актов». В соответствии с этим указом была создана необходимая инфраструктура в деятельности исполнительных органов власти, а также в деятельности канцелярий. В результате принятых мер были достигнуты положительные результаты в использовании делопроизводственных документов, а также сформирован определённый интеллектуальный и технологический потенциал. В то же время анализ и исследования показывают необходимость внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в сферу делопроизводства и деятельности канцелярий, улучшения материально-технической базы делопроизводственной системы каждой организации, использования современных механизмов сбора и применения канцелярских документов.

Сегодня организация делопроизводства и деятельности канцелярии занимает важное место во всех учреждениях страны, включая высшие учебные заведения. В частности, в Узбекском государственном университете физической культуры и спорта также уделяется особое внимание этой сфере, и достигается эффективность. С момента основания университета 27 октября 1955 года начала свою деятельность и канцелярия. После обретения независимости нашей страной также были проведены реформы в системе исполнения. В частности, канцелярские документы начали вестись на узбекском языке, права и обязанности в этой сфере были закреплены законодательно. В развитии этого направления университета сыграли значительную роль многие квалифицированные сотрудники. В частности, в 2005–2015 годах — Фарида Низамитдинова, в 2015–2024 годах — Камола Курбонова, а с 2024 года до настоящего времени — Сухроб Соибназаров вносят свой вклад в развитие университета через свою деятельность в этом отделе.

Канцелярия в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Узбекистан, Законами Республики Узбекистан, решениями палат Олий Мажлиса Республики Узбекистан, указами, постановлениями и указами Президента Республики Узбекистан, постановлениями Кабинета Министров Республики Узбекистан, решениями Министерства спорта и Министерства высшего образования, науки и инноваций Республики Узбекистан, уставом университета, приказами ректора и действующими инструкциями по делопроизводству.

Работа, проводимая канцелярией, непосредственно связана с развитием университета. Канцелярия обеспечивает работу с обращениями физических и юридических лиц университета в межведомственной электронной системе исполнения “Edo.ijro.uz”, а также совместно с отделом контроля и мониторинга осуществляет контроль за исполнительской дисциплиной в университете, подготовку отчетов, анализ, обобщение и доведение результатов до руководства.

Сотрудники канцелярии, реализующие внутреннюю и внешнюю исполнительную систему в Узбекском государственном университете физической культуры и спорта, поистине являются одним из краеугольных камней этого учебного заведения и вносят свой вклад в его значимую историю и великие достижения. Канцелярия, действуя в соответствии с утвержденными нормативно-правовыми документами, также обеспечивает организацию деятельности архива. Она занимается приёмом входящей корреспонденции, её регистрацией, учётом, распределением и направлением по принадлежности, приёмом и отправкой исходящей корреспонденции, организацией и контролем делопроизводства с использованием современных технических средств и информационных технологий, контролем делопроизводства в структурных подразделениях университета, оказанием методической и практической помощи, оформлением приказов ректора по основной деятельности университета, доведением их до ответственных исполнителей и коллектива университета, оформлением приказов, касающихся деятельности студентов, передачей копий в отдел кадров, бухгалтерию и учебный отдел, ведением учета конвертов и почтовых марок для отправки писем через территориальное отделение почты, хранением оригиналов приказов и документов до их передачи в архив, подготовкой архивных документов в соответствии с действующими требованиями и выполнением других задач.

Канцелярия имеет право аннулировать или дать замечания по неправильно оформленным приказам руководителей университета, заведующих кафедрами и начальников отделов, требовать, чтобы все документы, приказы и решения были составлены на государственном языке, вносить предложения по совершенствованию и координации деятельности отдела, регистрировать, учитывать, оформлять и размножать документы ректора и проректоров, а также отправлять их по электронной почте.

В университете реализуются целый ряд мероприятий и реформ, направленных на совершенствование использования делопроизводственных документов и системы исполнения. Основные обязанности заведующего канцелярией включают координацию деятельности канцелярии, распределение обязанностей между сотрудниками, определение зоны ответственности каждого за выполнение конкретных заданий, проверку исполнения распоряжений, приказов и указаний ректора университета, контроль за своевременным направлением документов на исполнение.

Канцелярия также выполняет приоритетные задачи по своевременному направлению информации, поступающей от Администрации Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров, Олий Мажлиса, министерств и ведомств в соответствующие структурные подразделения университета, отправке ответов университета в вышестоящие организации, обеспечению сохранности документов, составлению и сортировке номенклатуры дел.

Одним словом, канцелярия продолжает свою деятельность в сотрудничестве с сотрудниками университета, организуя правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета, ознакомление сотрудников с законами Республики Узбекистан, документами Олий Мажлиса, указами Президента, постановлениями и решениями Кабинета Министров, документами Администрации Президента, министерств и ведомств, инструкциями по делопроизводству, внутренним трудовым распорядком и другими документами.

Начальник управления: Сойбназаров Сухробжон 

Дни приема: Пятница ( 15⁰⁰ - 17⁰⁰ )

E-mail: info@jtsu.uz